Im N38 Service-Desk gibt es drei zentrale Rollen. Jede Rolle hat klar definierte Aufgaben und Verantwortlichkeiten, damit die Bearbeitung von Schäden und technischen Anliegen effizient und nachvollziehbar abläuft.
1. Mieter
Mieter sind die primären Nutzer des Systems. Sie melden Anliegen, die ihre Mietflächen oder gemeinsam genutzte Bereiche betreffen.
Aufgaben des Mieters:
• Meldet Schäden, Störungen und technische Probleme
• Beschreibt das Anliegen möglichst genau
• Lädt Fotos oder Dokumente hoch (Nachweise, Standortbilder)
• Reagiert auf Rückfragen der Dienstleister oder des Admins
• Verfolgt den Ticketstatus in „Meine Tickets“
• Ergänzt bei Bedarf weitere Informationen
Mieter stellen die Grundlage für eine korrekte Bearbeitung dar. Je genauer die Angaben, desto schneller kann der Technische Dienst reagieren.
2. Dienstleister (Technischer Dienst / Handwerker / Servicepartner)
Dienstleister bearbeiten technische Anliegen, führen Reparaturen durch und dokumentieren den Fortschritt.
Aufgaben des Dienstleisters:
• Prüft eingehende Tickets, die ihm zugewiesen wurden
• Stellt Rückfragen an den Mieter über die Kommentar-Funktion
• Vereinbart ggf. Termine oder Vor-Ort-Begehungen
• Führt Reparaturen, Wartungen oder Maßnahmen aus
• Dokumentiert die Arbeiten im Ticket (Kommentare, Fotos, Status)
• Meldet den Fortschritt oder Abschluss zurück
Dienstleister sind die ausführende Ebene im System und sorgen dafür, dass technische Probleme gelöst werden.
3. Admin (Vermieter)
Der Admin ist die verwaltende Instanz des Systems und steuert sämtliche Abläufe. Aufgaben des Admins:
• Prüft und priorisiert eingehende Tickets
• Ordnet Tickets korrekt zu (Dienstleister, Kategorie, Gebäude)
• Beauftragt externe Dienstleister
• Überwacht die Durchführung und Qualität
• Kommuniziert mit Mietern und Dienstleistern
• Verwaltert Kategorien, Inhalte und Einstellungen im System
• Stellt sicher, dass Datenschutz und interne Vorgaben eingehalten werden
Der Admin sorgt dafür, dass das System sauber funktioniert und jedes Ticket an die richtige Stelle gelangt.